在日東京ブラジル総領事館様 / 増床リニューアル

お客様の居心地を第一に考え、広くて心地よい空間づくりを実現

ワールドカップ、オリンピックの開催を控え、多い日には１日に200名以上のブラジル人・日本人のお客様が来られるようになったブラジル総領事館。
領事業務オンライン化への移行・新システム導入に伴い、さらなる業務効率化のためにOAフロア化し、導入機器の仕様に合わせた特注カウンターの提案を行いました。レイアウトの面では、リニューアル前と比べ受付窓口数を約3倍に増やすなど、業務効率だけでなく、お客様の居心地を第一に考えた領事館を目指し、15年ぶりのリニューアルを実現させました。

目的	受付のリニューアル、OAフロア化
内容	増床リニューアル　（賃貸オフィス）
規模	288坪（増床前 254坪）/ 41名
エリア	東京都品川区東五反田

導入前の課題とウチダシステムズからの提案

課題: 業務カウンター数が少なく、お客様を長時間立ったまま待たせていた。; 新システムの導入に伴い、機器類が増え、運用・メンテナンス方法を変える必要があった。; 授乳用スペースがなく、廊下で授乳していた。; セキュリティを向上させたい。

提案: 事務所とカウンターの利用方法を見直し、お客様が快適に利用できるように改善した。; 新しい機器を収めるため、運用・メンテナンスに配慮したオリジナルの家具・カウンターを作製。; OAフロア化、配線経路を見直し。; 来客エリア、事務所エリアの動線を見直し。

多い日は1日に200名以上の来訪があるにもかかわらず、カウンター数が5席のみと不足しており、待合室に入りきれないお客様がビルの共有部にまであふれていました。また、事務所エリアにおいては、新システム・機器の導入を見込んでいましたが、既製品の什器では効率良く収納できず、メンテナンス面においても問題がありました。
今回のプロジェクトでは、業務の運用方法から見直し、事務所エリアと受付カウンターエリアを一体化しました。これにより、受付カウンター数を増やしただけでなく、従業員の業務効率も向上し、セキュリティにも配慮したオフィスを実現。また、OAフロア化・配線経路の見直しにより、今後の機器増設を見据えた対応も行いました。

当初は移転も検討に上がっており、東京ウチダシステムからは移転と増床の両プランとも提案してもらいました。お客様の利便性に配慮して、結局とどまりましたが、長期に渡り根気強く相談にのってもらえたことは非常に心強かったです。
文化や言葉が違うため、お互い大変な面もありましたが、東京ウチダシステムにお願いした事は間違いではありませんでした。新しいオフィスになり、お客様に喜んでいただいています。私たちの事務所内においても、レイアウトを変えたことにより従業員同士の交流が増え、笑い声の聞こえる明るい職場になったと実感しています。

: 総領事室
クラヌキ・クラウディア・リナ・ヤマダ様

「プロジェクトマネジメント委託」についてはこちらをご覧ください

増床リニューアルで、利用者が快適に過ごせる空間へ

受付カウンター数を3倍に増加し、セキュリティにも配慮したレイアウトへリニューアル。待合いスペースを拡張したことで、お客様が待ち時間を快適に過ごせるようになりました。とくに新設した授乳室が好評のようです。
増床した事務所は、文書保管倉庫やサーバー室、従業員のための畳の更衣・休憩室やランチルームを新設。従業員同士のコミュニケーション活性化、モチベーション向上にもつながるオフィスの構築を実現しました。

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お客様の概要

団体名	在東京ブラジル総領事館
業種	領事館
所在地	東京都品川区東五反田1-13-12
ホームページ	http://www.consbrasil.org/consulado/

: 弊社担当のコメント
ブラジル総領事館に来訪されるお客様を一番に考え、今回のリニューアルを成功させたいという総領事館の皆様の想いに応えるべく、約1年間お手伝いをさせていただきました。オフィスリニューアル後も、運用面など現場の声を直接お聞きして改善に活かせればと思っております。今後より一層、来訪されるお客様にとっても、従業員の方々にとっても居心地のよい場所になるよう、ご支援させていただきたいと考えております。