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会議室予約管理システム「Smart Time Share」

会議室予約管理システム「Smart Time Share(スマートタイムシェア)」

会議室・応接室のスムーズな運用管理を実現
オフィスの会議室問題も解消
会議室・応接室・ミーティングルームなどの部屋予約を、いつでもどこからでも“リアルタイム”に行えるシステムです。会議室前のタッチパネル端末と、自席にあるパソコンのWebブラウザの両方から予約管理できます。会議がキャンセルになったり予定よりも早く終了したとき、すぐに予約情報へ反映されるため会議室をより効率的に活用できるのです。
費用は導入方法によって異なります。
※ご要望やご予算に応じてプランを提案いたします。お気軽にご相談ください。
このような課題を解決!
  • 予約してあっても実際使われていないなど、会議室を有効活用できていない。
  • 何の会議がどれくらい行われているか把握したい。
  • 「会議室が足りない」との不満を解消したいがスペースがなくて困っている。

会議室問題を解決するには?

「足りない、足りない…」との不満が多い会議室などのミーティングスペース。予約してあっても実際使われていなかったり、早く会議が終わったあと未使用状態となっていたり、有効活用できていないことが会議室問題の原因です。

会議室予約の問題点と解決のポイント

タイムリーな予約・変更で会議室を有効活用

会議室前のタッチパネル端末に会議室の状況や予定が表示されるため、空いていればその場で予約できます。会議が長引いた場合でもこの端末で会議室の予約状況を確認して延長することが可能です。わざわざパソコンから予約の確認や変更を行わずにすむため、常に会議室を有効活用できます。

使用履歴を把握してデータ分析

さまざまな角度からの利用状況をCSV出力できます。月別の会議室利用状況、部門別利用状況をはじめ、稼働時間ほかの基礎データを用いた会議室別稼働率一覧など、Excelを利用してデータ分析することで、今後の施設計画へ反映・活用することが可能です。

機能やシステム構成について

標準仕様でご利用いただける機能例

1. 空室検索(必要時間でも可能)
2. 指定時間経過後自動キャンセル機能
3. 部門別予約期間制限
4. 実予約者、代理予約者個別入力機能
5. 予約情報にケータリング、必要備品などのメモ欄を装備
6. 多角度からの検索結果CSV出力
7. 予約開始時刻前の入室機能
8. 予約確認メール自動送信(予約時・予約時刻指定時間前送信)
9. 会議室の情報閲覧(ロケーション・室内風景・装備品リストなど)
10. 利用状況バーの表示内容選択

システム構成例

スマートタイムシェアのシステム構成例

会議室予約以外にも利用シーンいろいろ

会議室予約以外にも、さまざまな設備・備品の効率的な管理に利用できます。お気軽にご相談ください。
●営業車の運用管理
●ノートPC やプロジェクターなど、備品の共有利用や貸出の管理 ほか

私たちも多彩な用途で活用しています

東京ウチダシステムでは、実際にスマートタイムシェアを用いて営業車や共有パソコン、プロジェクターなどの予約管理を効率化しています。また、オフィス移転の際に会議室の利用状況を分析し、新オフィスの会議室やミティングルームを適正に配置することができました。

スマートタイムシェア
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